問い合わせ管理
サイドバーの「問い合わせ」から、住民が提出した 故障報告・騒音への申し入れ・転出予告 を一元管理できます。各問い合わせに対して、チャット形式での返信・ステータス管理・担当者の割当 が可能です。
対象となる種別
| 種別 | 内容 |
|---|---|
| 故障・修繕依頼 | 水回り・電気・エアコン・鍵・ドア・その他の故障報告 |
| 転出予告 | 住民が入力した退去予定日・理由（注意: 正式な解約ではない） |
| 騒音への申し入れ | 完全匿名。住民の部屋番号・電話番号・メールアドレスは含まない |
| AI相談 | 住民がAIチャットで相談し、担当者への対応を希望したもの。会話の履歴ごと引き継がれる |
ステータスの考え方
問い合わせは以下の 4 ステータス で管理します。
新規
住民が提出済み。管理会社未対応の状態。
対応中
管理会社が返信済みで対応を進めている状態。
保留
外部業者待ちなど、一時的に対応が止まっている状態。
完了
クローズ済みの状態。
一覧画面
フィルター
- ステータスタブ: 新規 / 対応中 / 保留 / 完了で絞り込み（タブ横に件数表示）
- 物件: 担当物件の中から特定の物件を選択
- 種別: 故障報告 / 一般問い合わせ / 転出予告 / 騒音申し入れ
- 検索: 内容・部屋番号・住民名・タイトルでフリーワード検索
行をクリックすると 詳細画面 に遷移します。
詳細画面（チャット返信）
詳細画面は左右 2 カラム構成です。
操作手順
住民へ返信
添付ファイル
クローズ
自動翻訳
住民の言語が日本語以外の場合、返信は 送信時に自動翻訳 され、住民のアプリでは住民の言語で表示されます。翻訳の編集はできません。
AI相談の引き継ぎ対応
住民はアプリのAIチャットで生活の疑問を相談できます。AIで解決できず、住民が「担当者と話したい」という意思を示すと、その相談は 管理会社の担当者へ引き継がれ、問い合わせ一覧に「AI相談」として表示 されます。
一覧での見え方
AI相談は種別「AI相談」として、故障報告などと同じ一覧に並びます。ステータスは相談の状態に応じて自動で決まります。
新規
住民が担当者対応を希望し、**引き継ぎ済み・管理会社の返信待ち** の状態。一覧の上部に表示され、要対応であることが分かります。
対応中
まだAIのみが対応している相談。**管理会社の作業は不要** ですが、進行中の相談として把握できます。
完了
管理会社がクローズした相談。
未読・最終更新順
住民が担当者対応を希望した相談は一覧の上部にまとまり、未読の相談は 強調表示 されます。一覧は初期状態で 最終更新順 に並ぶため、動きのあった相談から順に確認できます。
詳細画面での対応
AI相談の行をクリックすると、詳細画面に 住民とAIのこれまでの会話 がそのまま表示されます。上部には 引き継ぎの理由（例：「住民が担当者対応を希望」）が表示されます。
会話を確認
住民へ返信
完了にする
担当者が対応している間はAIが止まります
管理会社が対応を引き継いでいる間、住民の発言に対してAIは自動回答しません。担当者とのやり取りに専念できます。完了にすると、次回以降の相談はAIが対応を再開します。
AI相談には画像添付・担当者アサインはありません
AI相談の返信は テキストのみ です（画像添付や担当者の割当は、故障報告など通常の問い合わせで利用できます）。
転出予告の取り扱い
転出予告フォームの提出は 意向の通知 であり、正式な契約解除ではありません。管理会社は転出予告を受信後、住民に直接連絡して正式な解約手続きを進めてください。
騒音への申し入れは完全匿名
騒音への申し入れの送信者の部屋番号・氏名・電話番号・メールアドレスはシステムに保存されず、管理会社側の画面にも表示されません。これは仕様です。
担当者アサインの変更（社内引継ぎ）
詳細画面の右上の担当者プルダウンから、同じ管理会社内の別スタッフ にアサインを切り替えられます。
クラウド管理運営側へのエスカレは不要
クラウド管理運営側は AI チャットの基盤を提供しているのみで、個別の問い合わせ対応はしません。エスカレ先は社内に限定されます。